Najbolji sigurni načini slanja poreskih dokumenata vašem računu

by William Perez

Složi se urge da koristi e-poštu

U doba Interneta postaje sve više i više u poreskom vremenu da ljudi nađu pomoć stručnjaka i računovođa koji bi mogli biti na neugodnoj udaljenosti. Može biti primamljivo da jednostavno pošaljete neophodne informacije, ali to nije najbolja ideja.

Želite da budete sigurni da se vaši poreski dokumenti dostavljaju vašem overenom javnom računovođe, upisanom agentu ili drugom poreskom profesionalcu na najsigurniji i pouzdaniji način. Poreski dokumenti sadrže veoma osetljive informacije, kao što su vaše ime, adresa, brojevi socijalnog osiguranja za vas i vaše zavisne osobe, koliko novca zarađujete i gde ste banke. A to je samo za početak. Ako se ti podaci upadnu u pogrešne ruke, mogli biste završiti kao žrtva krađe identiteta.

Evo nekoliko saveta kako biste osigurali da vaši dokumenti i vaši podaci stignu na odredište netaknutim i sigurnim.

Ažurirano Januar 2018. godine od strane Beverly Bird

01 Napravite listu

Napravite spisak svih svojih W-2 , 1099 i drugih poreskih dokumenata. Ovo postiže dve stvari: znat ćete tačno šta ste poslali vašem računovođe i ako se nešto izgubi i ne stigne na drugi kraj, možete da identifikujete šta je to bilo. Takođe ćete imati početak kontrolne liste za pripremu poreza za sledeću godinu.

02 Pravite rezervne kopije

Ako prenosite stvarne papirne kopije vaših poreskih dokumenata, učinite sebi uslugu i prvo ih kopirajte. Na taj način nećete biti bez kritičnih informacija ako se stvarno izgube. Možete ih fotokopirati ili skenirati u slike ili PDF datoteke, a zatim ih sačuvati na računaru i na fleš disk kao dodatnu oprezu. Međutim, uradite to, pobrinite se da imate sigurnosnu kopiju pre slanja papirologije na računovođe.

03 Najbolja opcija je ručna isporuka

Kada špijun želi da obezbedi da se dokument dostavi ispravnoj osobi u pravom trenutku u filmovima, on dostavlja lično. On ne uzima šansu da se to presretne.

Ovu staroškolsku taktiku možete staviti na posao ličnim dostavljanjem vaših poreskih dokumenata svom računaru ako je uopće moguće. U najmanju ruku, predajte ih pomoćniku, sekretaru, recepciji ili drugom osoblju u kancelariji. Ovo eliminiše svaki rizik da će se izgubiti u prenosu ili biti presretnuti od strane prisluškivača.

04 Slanje vaših dokumenata

Poštanska dostava je prilično sigurna i verovatno je vaša druga najbolja opcija ako živite u Filadelfiji a vaš računovođa je u Pittsburghu pa ručna isporuka jednostavno nije opcija.

Vaši dokumenti su zaštićeni od slučajnog prisluškivanja na osnovu toga što su omotani u kovertu. Otvaranje nečije druge pošte je zločin, barem u SAD-u, iako to možda ne bi odvratilo određenog kriminala, bar postoje zakoni o knjigama za kažnjavanje počinilaca.

Međutim, dokumenti mogu, a ponekad i da postanu izgubljeni ili oštećeni u pošti, pa bi mogla biti dobra ideja da pošaljete te rezervne kopije koje ste napravili, a ne originale. I razmislite o korišćenju neka od načina isporuke ili potvrde potpisa, ili zaobilazite US Postal Service u potpunosti i koristite uslugu isporuke umjesto Federal Express ili UPS.

05 Faksiranje vaših dokumenata

Dokumenti za faksiranje vašeg računovođe mogu biti brz način da ih isporučite i relativno je siguran. Sve dok se telefonska linija računovođe ne koristi, šanse su dobre da vaš prenos ne bude presretnut lopovima identiteta. Ali budite sigurni da imate broj faksa ispravan.

Postoji nekoliko nedostataka. Dokumenti sa faksom mogu ponekad teško čitati, a poslednja stvar koju poreski profesionalac želi da sjedi tu je da li je broj šest ili osam ili je potrebno dodatno vrijeme za pozivanje da saznate. Faksiranje najbolje funkcioniše ako jednostavno treba poslati nekoliko stranica. Za duže dokumente, a posebno za dokumente koji sadrže informacije sa obe strane stranice, faksiranje možda nije najbolje rješenje.

06 Ako morate koristiti elektronsku poštu ...

E-mail je zgodan i brz, ali može ponuditi oko toliko sigurnosti kao razglednicu. Osim ako ne preduzmete mere predostrožnosti, bilo koji mrežni operater može videti sadržaj vašeg e-pošte i pregledati svoje priloge. Bez obzira na to da li oni obraćaju pažnju i zapravo prate sadržaj, postoji potencijal.

Provjerite da li vaš računovođa koristi zaštićeni softver za razmjenu datoteka kao što je LeapFile. Mnogi, prema Chip Capelli-u, računovođa u Provincetown-u, Massachusetts, to može biti izmjenjivač igre.

U najmanju ruku, svoje poreske dokumente stavite u šifrovani omotač kao što je DOC, PDF ili ZIP datoteka zaštićena lozinkom. "Skenirajte sve u PDF, a zatim ga lozinkom zaštitite", savetuje Capelli. Nikada ne šaljite informacije koje želite da zadržite privatne, kao što je broj vašeg socijalnog osiguranja, kao običan tekst u telu vaše e-poruke. Šta ako slučajno pošaljete poruku na pogrešnu adresu ili skenirate e-poštu i podatke koje je prikupio vaš provajder servisa? Preduzimanje mera predostrožnosti za osiguranje poreskih dokumenata pomaže u zaštiti svojih finansija.

Ako je gore, dolazi do najgoreg

Odmah dođite do Službe unutrašnjih prihoda ako utvrdite da ste bili kompromitovani uprkos vašim najboljim naporima. U stvari, možete kontaktirati IRS ako čak i samo mislite da ste možda bili ugroženi IRS će istražiti. Podnesite obrazac 10439 da prijavite poreske prevare ili sumnjive prevare ovakve prirode. Možete pristupiti obrazcu na internetskoj stranici IRS-a, zajedno sa informacijama o tome gdje bi trebalo da pošaljete ili pošaljete faks.