Svaki od naloga u ovoj jednačini pokazuje na bilansu kompanije i računari koriste debitne i kreditne unose za evidentiranje transakcija na svakom računu.
Računovodstvo sa dvostrukim ulazom je u upotrebi više od 600 godina i prvi put ga koriste banke i trgovci u Italiji.
Definisano dvostruko računovodstvo
U skladu sa svojim imenom, knjigovodstvo sa dvostrukim ulazom je standardni računovodstveni metod koji uključuje evidentiranje svake transakcije u najmanje dva naloga, što rezultira zaduživanjem jednog ili više računa i kredita jednom ili više računa.
Ukupan iznos transakcija u svakom slučaju mora biti uravnotežen, osiguravajući da se svi dolarci obračunavaju. Obim se obično primećuje na levoj strani knjige, dok se krediti obično primećuju sa desne strane.
Javne firme moraju da koriste dvostruki sistem računovodstva, kako to propisuje zakon. Javne kompanije moraju poštovati računovodstvena pravila i metode koje narekuju opšteprihvaćena računovodstvena načela (GAAP), koja su kontrolisana od strane nevladinog entiteta, odbora za finansijske računovodstvene standarde (FASB).
Knjigovodstvo sa dvostrukim pristupom služi i kao najefikasniji način da kompanija prati svoj finansijski rast, pogotovo pošto rastu razmjeri poslovanja.
Održavanje tačnih knjiga
Kako se poslovanje kompanije povećava, povećava se verovatnoća grešaka. Iako knjigovodstvo sa dvostrukim ulazom ne sprečava u potpunosti greške, on ograničava efekte koje greške imaju na ukupne račune.
Budući da su računi podešeni da proveravaju svaku transakciju da bi bili sigurni da balansira, greške će brzo biti označene računovođama, pre nego što greška proizvede naknadne greške u domininskom efektu. Pored toga, priroda strukture naloga olakšava pronalaženje unazad kroz unose kako bi saznala gdje je nastala greška.
Vrste računa
Kada koristite knjigovodstvo sa dvostrukim ulazom, moraćete da koristite nekoliko vrsta računa. U nastavku su navedeni neki ključni tip naloga.
Na računima imovine prikazani su dolari povezani sa stvarima koje posjeduje preduzeće, kao što su gotovina na računu za provjeru ili cijena koju plaća za svoje skladište.
Obaveštajni računi pokazuju šta firma duguje, kao što su hipoteke zgrade, krediti za opremu ili balansi kreditnih kartica.
Račun prihoda predstavlja primljeni novac, kao što su prihodi od prodaje i prihodi od kamata.
Troškovi računa pokazuju potrošeni novac, uključujući kupljenu robu za prodaju, troškove platnog spiska, najam i oglašavanje.
Sistem za dvostruki ulaz zahtijeva kontni plan, koji se sastoji od svih bilansa stanja i bilansa uspjeha u kojima računovođe vrše unose. Dato preduzeće može dodati račune i prilagoditi ih specifičnijim odražavanjem poslovanja kompanije, računovodstva i izvještavanja.
Korišćenje računovodstvenog softvera
Većina računovodstvenog softvera za biznis koristi dvostruko računovodstvo; bez te funkcije, računovođa bi imalo poteškoće u praćenju informacija kao što su popis i računi koji se plaćaju i priprema završetka godine i poreske evidencije. Osnovna računovodstvena struktura dvostrukog pristupa dolazi sa računovodstvenim softverskim paketima za preduzeća. Prilikom podešavanja softvera kompanija bi konfigurirala svoj opšti kontni plan tako da odražava stvarne račune koje već koriste preduzeća.
Računovodstveni softver obično proizvodi nekoliko različitih vrsta finansijskih i računovodstvenih izveštaja pored bilansa stanja, bilansa uspeha i izveštaja o novčanim tokovima. Uobičajeni izveštaj, koji se zove probni bilans, navodi svaki račun u glavnoj knjizi koja ima bilo kakvu aktivnost.
Probni bilans označava sve račune koji imaju normalno stanje zaduženja i one sa normalnim kreditnim bilansom.
Ukupno probni balans uvek treba biti nula, a ukupna zaduženja treba da budu tačno jednaka ukupnim kreditima.
Primjeri dvostrukog računovodstva
Kao primer dvostrukog računovodstva, ukoliko bismo zabeležili prihod od prodaje od 500 dolara, trebalo bi da napravite dva unosa: debitni unos od 500 dolara za povećanje bilansa stanja pod nazivom "Cash" i kreditni unos od 500 dolara povećajte račun bilansa uspjeha pod nazivom "Prihodi".
Drugi primjer može biti kupovina novog računara za 1000 dolara. U ovom primjeru, trebali biste uneti 1,000 dolara zaduženja za povećanje računa Vaših računa o računu prihoda "Tehnologija" i kredit od 1.000 dolara za smanjenje vašeg računa "Cash" bilansa stanja.
Upravo suprotno važi i: Ako vaša kompanija pozajmljuje novac od banke, vaša imovina će se povećati, ali će se i vaše obaveze povećati za isti iznos. Obračunska kontrola dvostrukog unosa za tačnost pošto nakon popunjavanja unosa, zbir računa sa debitnim saldom treba da bude jednak zbiru računa za kreditni balans, obezbeđujući da ste uhvatili oba dela transakcije.