Započnite osnovni sistem za podnošenje podataka
Postoji mnogo finansijskih informacija koje treba organizovati i obraditi, a jednostavni sistem za prijavu može to učiniti manje. U osnovi možete srušiti sve svoje finansijske papire u sljedeće kategorije:
- Dospeli računi
- Važni dokumenti za čuvanje
- Stavke za bacanje ili rastavljanje
Zaista je to jednostavno. Ili imate račun koji treba platiti, potvrdu ili dokument koji treba sačuvati ili nešto što se može odbaciti. Na vama je kako želite organizovati ove stavke, ali može biti jednostavno korištenje tri pojedinačne fascikle označene gore navedenim informacijama.
Zatim, kad god dobijete poštu ili primite drugi finansijski dokument, uzmite trenutak da ga stavite u ispravnu fasciklu. Na taj način vaši računi i važni dokumenti se nalaze na jednoj lako lokaciji. Tada možete redovno obrađivati foldere i trajno čuvati važne dokumente i bacati ili reciklirati ono što vam nije potrebno.
Držite važne dokumente organizovane
Iako će osnovni sistem podnošenja prijava učiniti dobar posao u skladu sa redovnim dnevnim finansijama, i dalje ćete želeti da organizujete važne stvari koje treba da zadržite. Uopšteno govoreći, možete koristiti mali ormar za datoteke sa pojedinačnim fasciklama kako biste sve održali u redu.
Neke primjere finansijskih dokumenata koje treba voditi:
- Povratak poreza
- Polise osiguranja
- Dokumenti o hipoteci
- Izjave o ulaganjima i penzionom računu
- Garancije ili uslužni ugovori
Koliko dugo držite svoje dokumente
Pošto morate da zadržite kopije određenih dokumenata, koliko dugo treba da ih zadržite? U nekim slučajevima, možda ćete morati zadržati samo jedan dokument ili obrazac za kratko vreme, dok drugi možda želite zadržati godinama.
Evo nekih zajedničkih finansijskih dokumenata i dužine vremena za razmatranje zadržavanja.
- Povratak poreza. Kada je u pitanju poreska prijava, preporučuje se da ih držite sedam godina. Ukoliko IRS želi da izvrši reviziju vašeg povratka, oni obično imaju između 3-6 godina da se vrate od datuma koji ste podneli. Zadržavanje sedam godina prošlih povrataka će vam omogućiti da pokrijete i da učinite svoj život lakšim ako se pregledate. Ne samo to, ali ako planirate da kupite kuću ili ćete u suprotnom trebati pokazati dokaz o prihodu zajmodavcu, lepo je imati podatke na par prstnih godina vrijednih godina.
- Dokumenti o hipoteci. Kada kupite kuću, sednete na zatvaranju i potpišete svoje ime na ono što izgleda kao stotine stranica. Uopšteno, dobićete veliki folder sa kopijama svega što ste prešli na zatvaranju. To će uključivati dokumente iz banke koja opisuju kredit, informacije iz kompanije za nekretnine, informacije o procjeni i inspekciji i još mnogo toga. Dok vam se možda ne mora često pozivati na ove stvari, trebalo bi da zaista držite ove dokumente na neodređeno vreme. Možda ćete morati da ih pozovete u budućnosti i oni bi mogli pružiti neke vredne informacije kada biste na kraju otišli da prodate kuću.
- Izvještaje banke i investicionog računa. Ako postoji jedna dobra stvar u vezi sa internetom, često možete podići elektronske kopije vaših bankovnih i investicionih računa u bilo koje vreme. Ovo eliminiše potrebu da zadrži svaku pojedinu izjavu koju dobijete. Ipak, dobra ideja je da pregledate svaku izjavu koju dobijate, a ako su kvartalni, zadržite ih dok ne stigne sledeća izjava. Jednom kada dobijete godišnju ili godišnju izjavu, možete sigurno prebaciti sve mesečne ili kvartalne izjave. Ovo će smanjiti količinu papira koju morate otpustiti i po svemu s mogućnošću možete dobiti dodatne kopije na mreži ili brzo telefonski poziv.
- Računi i računi. Pošto primate račune za komunalne usluge i kreditne kartice, dobra je ideja da ih zadržite godinu dana nakon provere kako biste bili sigurni da su informacije tačne. Mogu se desiti greške i ako imate kopiju vaše izjave na raspolaganju to može lako olakšati grešku. Ista stvar ide i za primanja. Trebali biste ih zadržati dovoljno dugo da uporedite sa bankarskim izjavama tako da možete uhvatiti greške. To je, naravno, osim ako su primanja za kupovinu koja se može koristiti u poreske svrhe. U ovom slučaju, želeli biste da zadržite te prihode do sedam godina baš kao i poreska prijava u slučaju revizije.
Održavanje vaših informacija sigurno
Krađa identiteta je postala veliki problem poslednjih godina. Lopovi mogu da uzmu delove vaše lične i finansijske istorije i koriste ih da bi kreirali lažne identitete koji mogu uništiti vašu kreditnu sposobnost, odvoditi svoje bankarske račune i inače vam dati glavobolju. Dakle, važno je da pravilno štite i odložite svoje finansijske podatke.
Prije svega, razmislite o kupovini papirne drobilice za vaš dom. Svi ti stari računi za komunalne usluge, pa čak i neiskorišćene kreditne kartice, koje možete dobiti u pošti svakog meseca mogu biti glavni ciljevi za lopove. Ako razbijate neiskorištene dokumente, možete biti sigurni da ste minimizirali šanse da neko ukrade informacije.
To takođe znači da treba obezbediti dokumente koje držite u kući. Ako sve skladištite u kartonskim kutijama u podrumu šta se događa ako postoji poplava? Godina podataka se može izgubiti. Ista stvar ako postoji vatra ili druga katastrofa.
Dok ne možete zaštititi od svake pojedinačne mogućnosti, možete barem dobiti jak, čvrst i eventualno čak i vatrootporni orman za zaključavanje koji će vaši dokumenti biti sigurniji i van pogrešnih ruku. Ne morate da idete u zabavu, ali takođe ne želite da sve samo sedi u nekoliko starih kutija za cipele u ormaru.
Organizovanje može čak pomoći vašim naslednicima
U slučaju da vam se nešto dogodi, organizovani finansijski dokumenti mogu izuzetno pomoći onima koji će se baviti vašim poslom nakon što ste otišli. Ovo može usmjeriti poravnanje vašeg imanja. Ako imate volju, takođe je važno da imate uputstvo za pisanje, tako da izvršilac zna gde da pronađe ove dokumente.